Mediul oferit de videoconferințe va tinde adesea să scadă din concentrarea și implicarea participanților. Atunci când ne conectăm independent, există diverse tentații legate de diverse lucruri pe care le-am putea face online sau offline. Iată câteva principii pentru eficientizarea ședințelor de lucru din mediul online, deci pentru creșterea implicării și atenției.

Opțiunile pentru configurarea ecranului

Diversele softuri pentru videoconferințe au mai multe opțiuni pentru configurarea imaginilor de pe ecran (screen display options). De exemplu, în Zoom avem opțiunea speaker view, în care vorbitorul se vede mare pe ecran, iar restul grupului apare în niște mici pătrățele (cu alte cuvinte, imaginea vorbitorului se vede mărită), dar mai avem și opțiunea gallery view, în care toate imaginile se păstrează în aceleași dimensiuni, ca niște tablouri dintr-o ”galerie”. Majoritatea oamenilor nu dau atenție acestor caracteristici și adesea se va întâmpla că fiecare participant va avea pe ecran câte o configurare diferită în funcție de setările computerului său.

De ce ne-am oprit asupra acestui detaliu?

Configurarea de tip ”galerie” poate să creeze sentimentul de grup și este mai egalitară, căci îi vedem pe toți în același timp și în aceeași mărime. Totuși, o asemenea configurare e ecranului s-ar putea să devină obositoare, pentru că există o seamă de ”informații” care provin dinspre mai multe expresii faciale, dinspre limbaje corporale schimbătoare și dinspre fundaluri diferite.

Pe de altă parte, opțiunea speaker view ne permite să ne concentrăm mai multe pe vorbitor și pe conținutul pe care îl are de comunicat. În același timp, unii participanți care ajung să se vadă pe întregul ecran (când vorbesc) spun că această imagine reflectată reprezintă un factor de inhibare pentru o participare activă.

1. Conducătorul ședinței este, deci, sfătuit să țină cont de scopurile respectivei întâlniri și să decidă dacă natura interacțiunii și tipologia participanților ar necesita sau nu o uniformitate a modurilor de afișare pe ecran.

2. Ascundeți-vă imaginea. De obicei, din cauza setărilor implicite ale softurilor, participanții își văd pe ecran și propria imagine, ceea ce uneori le poate distrage atenția. În ședințele echipelor profesionale/de management, se recomandă participanților să „ascundă” (hide) propria imagine de pe ecran, ca să evite distragerile și ca să lase loc pe ecran altor imagini/documente mai importante.

Claritatea

Este vorba despre asigurarea unui cadru și oferire de precizări menite să răspundă așteptărilor participanților: în planul practic, trebuie reduse neînțelegerile; în planul afectiv – trebuie creată și consolidată încrederea. E nevoie să aducem claritate în ședință, ca să contracarăm ambiguitățile generate de tehnologie și de frecventele întreruperi.

Câteva recomandări privind acele puncte esențiale la care liderul de ședință ar trebui să fie atent:

3. Punctualitate, condiții adecvate de mediu și un echipament tehnologic potrivit cu contextul.

4. Liderul precizează că va folosi, la nevoie, butonul Mute (de închidere e microfonului) și explică în ce condiții o va face.

5. Participanților li se cere să aibă intervenții succinte, pentru că tuturor le e mai greu să se concentreze pe o durată mai lungă în mediul online. Membrii echipei sunt preveniți că e posibil ca uneori să li se ceară să-și scurteze discursul, pentru a permite ședinței să progreseze. 

6. Liderul va oferi sfaturi legate de ce se poate face atunci când apar probleme tehnice, pentru a minimaliza întreruperile din timpul ședinței.

Aflați mai multe despre ședințele online (organizaționale sau terapeutice) din:

Teme de abordat la începutul ședințelor unui grup de decizie

7. Cum vreți să calibrăm conversația? (Să ridicăm pe rând mâna? Să facem câte un ”tur” al tuturor participanților? Să vorbească fiecare spontan?)  

8. De ce ar fi nevoie pentru menținerea atenției? (De exemplu: Avem voie să-i cerem conducătorului ședinței, printr-un mesaj pe chatul privat, să accelereze discuțiile?) Ce anume ar putea crește implicarea în bunul mers al ședinței? Să presupunem că participanții ar dori să-i indice liderului de ședință că e nevoie de niște schimbări: că discuțiile trebuie scurtate, că lumea trebuie să revină la subiectul inițial după ce discuțiile au fost deturnate etc. Sunt acceptabile astfel de sugestii adresate liderului de ședință?

Practici recomandate pentru gestionarea unei ședințe

Unele practici care ar putea să pară cam ”constrângătoare” pentru o sală fizică de ședințe vor fi extrem de folositoare în videoconferințe, până când echipa se armonizează cu mediul, iar participanții se sincronizează mai bine între ei.

9. Găsiți niște teme adecvate pentru „a sparge gheața”.

10. Folosiți întrebări directe pentru a-i implica pe participanți.

11.  Faceți din când în când câte un ”tur de masă” (virtual, desigur) și cereți, pe rând, părerea fiecăruia. Folosiți ”sondajul” sau alte instrumente potrivite ca să aflați opiniile/comentariile/ideile participanților.

12. Faceți scurte rezumate, pentru a lega între ele informațiile venite dinspre participanți.

Fragment preluat și adaptat din Psihoterapia online. Teorie și practică.